Privacy Policy

1. Titolare e recapiti

Il titolare del trattamento è Aptiva S.r.l., con sede in Via Antonio Locatelli 5, 00136 Roma, P.IVA 18116921000, PEC aptiva@legalmail.it.

Per ogni richiesta sui dati personali e per esercitare i diritti descritti nella sezione 10 il recapito è amministrazione@aptiva.cloud. È l'unico indirizzo da usare per queste richieste. Aptiva non ha designato un responsabile della protezione dei dati.

2. I due ruoli di Aptiva

Aptiva offre una piattaforma di agenti vocali basati su intelligenza artificiale che rispondono alle chiamate e le effettuano per conto delle aziende clienti. Nei trattamenti descritti in questa informativa Aptiva ha due ruoli diversi.

Aptiva è titolare del trattamento per i dati di chi visita il sito, di chi compila il modulo di contatto, di chi si registra alla piattaforma e la usa come cliente, e delle persone che Aptiva chiama, o che chiamano Aptiva, tramite i propri agenti vocali. Le sezioni 3-ter, 4 e 8 descrivono questi trattamenti.

Aptiva è responsabile del trattamento per i dati che i clienti trattano tramite la piattaforma: i loro contatti, le chiamate dei loro agenti, le registrazioni e le trascrizioni. Per questi dati il titolare è il cliente, che decide finalità e termini e che deve informare le persone chiamate. La sezione 5 descrive che cosa fa la piattaforma con quei dati, così che i clienti e le persone chiamate possano conoscerlo.

Se Lei è stato chiamato da un agente vocale di un cliente di Aptiva, l'informativa completa Le è dovuta dal cliente. Può comunque scrivere ad Aptiva al recapito della sezione 1: inoltreremo la richiesta al cliente titolare e lo assisteremo nel darle seguito.

3. Dati trattati

Secondo il trattamento, Aptiva tratta queste categorie di dati personali.

Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, azienda, contenuto dei messaggi inviati.
Dati di registrazione e di accesso: email, nome, password in forma protetta oppure identità Google usata per accedere, indirizzo IP e versione dei termini accettati al momento della registrazione.
Anagrafica di fatturazione: nome e cognome o ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, codice destinatario, PEC, indirizzo, referente. Documento di prova della residenza o della sede caricato alla registrazione.
Dati di pagamento: trattati dal fornitore Stripe. Aptiva non conserva i numeri delle carte.
Voce e contenuti delle chiamate: audio della conversazione, registrazione, trascrizione, riassunto, esito, informazioni estratte dalla conversazione dall'intelligenza artificiale. Dati tecnici della chiamata: numeri chiamante e chiamato, data, durata, agente e modello di intelligenza artificiale usato.
Dati del calendario Google, quando l'utente collega il proprio calendario per gestire gli appuntamenti.
Dati di navigazione sul sito e nell'applicazione: pagine viste, clic, registrazione delle sessioni di navigazione se Lei acconsente, browser, indirizzo IP in forma anonimizzata.
Dati dei sistemi che il cliente collega alla piattaforma (calendari, CRM, gestionali).
Registri tecnici (log) e tracce di funzionamento, che possono contenere numeri di telefono e contenuti delle chiamate.

Le conversazioni possono contenere categorie particolari di dati, per esempio dati sulla salute quando il cliente è uno studio medico. Per questi dati il titolare è il cliente, che ne risponde secondo la sezione 5.

3-bis. Integrazione con Meta e WhatsApp Business Platform

Quando il Cliente attiva le funzionalità connesse a Meta o a WhatsApp Business Platform, Aptiva S.r.l., quale Tech Provider indipendente, tratta i dati necessari a collegare, configurare, amministrare e rendere disponibili tali funzionalità, nei limiti dei servizi richiesti dal Cliente.

I dati trattati possono comprendere, a seconda delle funzionalità attivate, i dati identificativi e di contatto del Cliente e dei suoi utenti autorizzati; gli identificativi degli account e delle risorse aziendali Meta e WhatsApp; i numeri telefonici aziendali; i dati tecnici di configurazione e autorizzazione; i modelli di messaggio; i dati e i metadati delle comunicazioni trasmesse o ricevute tramite il servizio, inclusi gli identificativi dei destinatari, il contenuto e gli eventuali allegati; gli stati di invio, consegna e lettura; nonché i log tecnici e di sicurezza necessari all'erogazione, alla protezione e all'assistenza del servizio.

Tali dati sono ricevuti dal Cliente e dai suoi utenti autorizzati, dagli utenti finali nel corso delle comunicazioni e, per quanto necessario all'integrazione, dalle interfacce e dai sistemi messi a disposizione da Meta e WhatsApp. Il trattamento è effettuato per collegare e amministrare gli account e le risorse autorizzate dal Cliente, trasmettere e ricevere le comunicazioni richieste, gestire le configurazioni e i modelli di messaggio, fornire assistenza tecnica, prevenire abusi e incidenti di sicurezza, garantire la continuità del servizio e adempiere agli obblighi di legge e alle condizioni applicabili alla piattaforma.

Con riferimento ai dati degli utenti finali e alle comunicazioni trattate per erogare il servizio, il Cliente determina le finalità e le basi giuridiche del trattamento e opera, di regola, quale titolare del trattamento; Aptiva S.r.l. tratta tali dati per conto del Cliente, in qualità di responsabile del trattamento e secondo le sue istruzioni documentate. Anche i trattamenti di sicurezza, prevenzione degli abusi e assistenza che coinvolgono dati messi a disposizione tramite Meta o WhatsApp sono effettuati esclusivamente per conto e su direzione del Cliente, salvo che una norma dell'Unione europea o nazionale imponga ad Aptiva S.r.l. un diverso trattamento. Aptiva S.r.l. opera quale titolare autonomo soltanto per i dati relativi al proprio rapporto contrattuale e agli account Aptiva che non costituiscono Customer Data, User Data, Business Solution Data o Platform Data ai sensi dei termini Meta e WhatsApp applicabili, nonché per l'adempimento dei propri obblighi di legge.

Il Cliente è responsabile di fornire agli utenti finali le informative richieste e di disporre di una valida base giuridica per raccogliere e comunicare i dati e per utilizzare i servizi Meta e WhatsApp. Prima di contattare un utente tramite WhatsApp, il Cliente deve averne ottenuto il numero di telefono e un consenso o un'altra autorizzazione valida a ricevere le comunicazioni previste dalle regole applicabili. Le comunicazioni promozionali richiedono il preventivo consenso dell'interessato nei casi previsti dalla legge. Le richieste di revoca, opposizione o interruzione delle comunicazioni devono essere rispettate tempestivamente.

Per rendere disponibili le funzionalità richieste, i dati necessari sono comunicati a Meta Platforms Ireland Limited, WhatsApp Ireland Limited e agli eventuali soggetti coinvolti nell'erogazione della piattaforma, secondo i ruoli e le condizioni stabiliti dalla normativa e dai rispettivi termini. Gli eventuali trasferimenti di dati verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo avvengono nei casi e con le garanzie indicati nella sezione 7. Trasferimenti verso Paesi terzi della presente informativa e nei termini applicabili ai servizi Meta e WhatsApp.

Aptiva S.r.l. non vende i dati ottenuti tramite Meta o WhatsApp e non utilizza Customer Data, User Data, Business Solution Data o Platform Data, neppure in forma anonima, aggregata o derivata, per creare, sviluppare, addestrare o migliorare sistemi o modelli di intelligenza artificiale. L'eventuale comunicazione di tali dati a fornitori tecnici avviene soltanto nella misura necessaria a erogare la funzionalità richiesta, a fornitori vincolati ai termini applicabili e senza autorizzarne l'uso per addestrare o migliorare modelli. Quando una funzionalità richiesta dal Cliente comporta l'interazione dell'utente con un sistema di intelligenza artificiale, Aptiva S.r.l. predispone la funzionalità affinché l'utente sia informato in modo chiaro e distinguibile, al più tardi alla prima interazione e salvo che l'uso dell'intelligenza artificiale sia ovvio, nei casi e a decorrere dai termini previsti dalla normativa applicabile. Il Cliente mantiene attiva tale informazione e fornisce le ulteriori informazioni contestuali di propria competenza.

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità sopra descritte, nel rispetto delle istruzioni del Cliente, dei termini contrattuali e degli obblighi di legge, secondo quanto indicato nella sezione 9. Conservazione. Le richieste di cancellazione possono essere presentate seguendo le istruzioni pubblicate all'indirizzo https://www.aptiva.cloud/data-deletion o scrivendo a amministrazione@aptiva.cloud. Quando Aptiva S.r.l. tratta i dati per conto del Cliente, informa tempestivamente il Cliente titolare, lo assiste nell'evasione della richiesta e, secondo la scelta e le istruzioni documentate del Cliente, restituisce o cancella i dati e cancella le copie esistenti, salvo che la conservazione sia imposta dalla legge. Aptiva S.r.l. dà inoltre seguito, nei limiti della propria competenza e delle istruzioni applicabili, alle richieste di aggiornamento o cancellazione provenienti da Meta, dal Cliente o dall'utente nei casi previsti dai termini della piattaforma.

3-ter. Richieste di contatto dal sito e chiamata dell'agente AI

Questa sezione riguarda i dati che Lei inserisce nel modulo di contatto del sito (www.aptiva.cloud/contatti). Per questi dati Aptiva è titolare del trattamento.

Che cosa succede quando invia il modulo

Il sito verifica che l'invio provenga da una persona e non da un programma automatico, con un controllo eseguito dal Suo browser e gestito da Aptiva senza servizi di terzi e senza cookie.
La Sua richiesta viene registrata come contatto nella piattaforma Aptiva, in un'area riservata ad Aptiva e non accessibile ai clienti. Se il Suo numero di telefono è già presente, la richiesta aggiorna il contatto esistente.
Subito dopo, l'agente vocale AI di Aptiva La chiama al numero indicato, da un numero di Roma che inizia con 06. L'agente è configurato per dichiarare di essere un assistente basato su intelligenza artificiale. La chiamata è registrata e trascritta. Al termine un modello di intelligenza artificiale produce un riassunto e un esito e può proporre un nuovo tentativo di chiamata se non ha potuto parlarle. Dal sito partono al massimo due chiamate verso lo stesso numero in 24 ore.
La richiesta e l'esito della chiamata arrivano per email al team di Aptiva, con la trascrizione della conversazione.

Dati trattati

Nome, cognome, email, telefono, azienda e messaggio che Lei inserisce. Data e ora dell'invio e del consenso. Il tipo di browser e la pagina da cui ha inviato il modulo. La Sua voce durante la chiamata, la registrazione, la trascrizione, il riassunto e l'esito. La invitiamo a non inserire nel messaggio dati di terzi né dati particolari (per esempio sulla salute).

Se Lei ha dato il consenso «Marketing» nel banner dei cookie (sezione 8), al contatto si allegano anche le etichette della campagna pubblicitaria da cui è arrivato e gli identificativi del clic sull'annuncio. Con lo stesso consenso Aptiva comunica a Meta l'avvenuto invio del modulo, con la Sua email e il Suo telefono in forma di hash (pseudonimizzata). Senza quel consenso nulla di tutto questo avviene.

Finalità e base giuridica

I dati servono a rispondere alla Sua richiesta, a ricontattarla per presentarle i servizi di Aptiva e a predisporre un'eventuale offerta. La base giuridica è il Suo consenso (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR), che Lei esprime con la casella del modulo. Il consenso è necessario perché la chiamata è effettuata da un sistema automatizzato senza l'intervento di un operatore (art. 130 del Codice privacy). Se non lo esprime, non può inviare il modulo; può comunque scriverci a info@aptiva.cloud o chiamarci.

Può revocare il consenso in ogni momento scrivendo al recapito della sezione 1: in tal caso non la chiameremo più e cancelleremo i dati della richiesta, salvo quanto indicato sotto per la prova del consenso. La revoca non tocca la liceità dei trattamenti già svolti.

La protezione del modulo da invii automatizzati si fonda sul legittimo interesse di Aptiva alla sicurezza dei propri sistemi (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR).

Destinatari

La chiamata segue lo stesso percorso di ogni chiamata della piattaforma, descritto nella sezione 5: la Sua voce e la registrazione sono elaborate da modelli di intelligenza artificiale; la registrazione è conservata su Microsoft Azure in Italia. L'email al team di Aptiva passa da Google Workspace. I destinatari sono indicati nella sezione 6, i trasferimenti nella sezione 7.

Conservazione

I dati della richiesta, la registrazione e la trascrizione sono conservati per 24 mesi dall'ultimo contatto con Lei. Se diventa cliente, ai dati del rapporto contrattuale si applica la sezione 4. La prova del consenso (chi, quando, testo approvato) è conservata anche dopo la cancellazione dei dati, fino a 24 mesi.

4. Registrazione, account e fatturazione

Questa sezione riguarda chi si registra alla piattaforma (app.aptiva.cloud) e la usa come cliente. Per questi dati Aptiva è titolare del trattamento.

Alla registrazione Aptiva tratta email, nome, password in forma protetta oppure l'identità Google con cui accede, l'indirizzo IP e la versione dei termini accettati. Per attivare il servizio tratta l'anagrafica di fatturazione e il documento di prova della residenza o della sede, richiesto per l'attivazione dei numeri di telefono. I pagamenti sono gestiti da Stripe: Aptiva riceve l'esito e l'identificativo del cliente Stripe, non i dati completi della carta. Per attivare un nuovo numero di telefono l'anagrafica di fatturazione è comunicata all'operatore telefonico Active Network, che la richiede per l'attivazione. Il conferimento dei dati di registrazione e di fatturazione è necessario: senza, non è possibile creare l'account né attivare il servizio.

Base giuridica: l'esecuzione del contratto e delle misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR) e gli obblighi di legge in materia fiscale e di telecomunicazioni (lett. c).

Se Lei collega il calendario Google, la piattaforma accede ai Suoi eventi tramite il protocollo OAuth 2.0, dopo la Sua autorizzazione esplicita, per leggere la disponibilità e inserire gli appuntamenti fissati dagli agenti. Aptiva conserva in forma cifrata la credenziale di lunga durata (refresh token) che Google rilascia, così da non chiederle l'autorizzazione a ogni uso; Lei può revocarla in ogni momento dal Suo account Google o scollegando il calendario. L'uso dei dati ricevuti dalle API di Google è conforme alle Norme sui dati utente dei servizi API di Google, compresi i requisiti di Limited Use: i dati del calendario non sono usati per altre finalità, né ceduti, né usati per addestrare modelli.

Conservazione: i dati dell'account e del rapporto contrattuale sono conservati per la durata del contratto e poi per dieci anni, termine di prescrizione ordinario, a fini contabili e di difesa in giudizio. Il documento di prova della residenza o della sede è conservato per la durata del contratto e cancellato alla cessazione, salvo obblighi di legge.

Chiamate degli agenti vocali di Aptiva

Aptiva usa i propri agenti vocali anche per sé, in tre casi. Il funzionamento delle chiamate è quello della sezione 5; la conservazione è di 24 mesi dall'ultimo contatto.

Richiama chi ha compilato il modulo del sito. Base giuridica: il consenso raccolto nel modulo, richiesto dall'art. 130 del Codice privacy per le chiamate automatizzate (sezione 3-ter).
Chiama i propri contatti commerciali: persone che hanno chiesto informazioni per email o per telefono, clienti e referenti delle aziende clienti. I dati (nome, telefono, email, azienda) provengono dall'interessato o dall'azienda per cui lavora. Base giuridica: per i clienti, le chiamate relative al servizio si fondano sul contratto (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR); le chiamate automatizzate a scopo promozionale, verso clienti e verso gli altri contatti, si fondano solo sul consenso richiesto dall'art. 130 del Codice privacy, che Aptiva si impegna a raccogliere prima della chiamata.
Risponde con un agente a chi chiama i numeri di Aptiva. Dati: numero chiamante, voce, registrazione, trascrizione e riassunto. Base giuridica: l'esecuzione di misure precontrattuali richieste dall'interessato (art. 6, par. 1, lett. b) e, per chi chiama per conto di un'azienda, il legittimo interesse di Aptiva a rispondere alle richieste (lett. f).

5. La piattaforma per conto dei clienti

I clienti usano la piattaforma per far rispondere ed effettuare chiamate ai propri agenti vocali AI, con i propri contatti. Per questi dati il cliente è titolare e Aptiva è responsabile del trattamento, in base alle condizioni generali di contratto di Aptiva, che valgono come accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 GDPR. Un accordo separato è sottoscritto su richiesta del cliente. Il cliente informa le persone chiamate e, dove serve, ne raccoglie il consenso. Questa sezione descrive che cosa fa la piattaforma, perché cliente e persone chiamate possano saperlo.

Che cosa fa la piattaforma durante una chiamata

L'agente conduce la conversazione in tempo reale con modelli di intelligenza artificiale.
La piattaforma prevede che l'agente dichiari all'inizio della conversazione di essere un assistente basato su intelligenza artificiale, come richiesto dall'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act). La dichiarazione fa parte della configurazione della piattaforma; le condizioni generali di contratto impegnano il cliente a informare le persone chiamate dell'uso dell'intelligenza artificiale.
La chiamata è registrata e trascritta. La registrazione è conservata su Microsoft Azure, nella regione Italia Nord.
Al termine, un modello di intelligenza artificiale analizza la registrazione e produce riassunto, esito, informazioni estratte dalla conversazione e, se utile, la proposta di un nuovo tentativo di chiamata.
Il cliente riceve per email l'esito della chiamata con la trascrizione integrale, tramite Google Workspace, e lo trova nella propria area riservata.
Se il cliente ha collegato altri sistemi (calendario Google, CRM, gestionali, moduli web), la piattaforma vi legge e scrive i dati necessari all'appuntamento o al contatto, secondo la configurazione del cliente.

Dal 2 dicembre 2026 l'audio generato dall'agente incorpora una marcatura invisibile che lo rende riconoscibile come generato da intelligenza artificiale, secondo quanto dichiarato dal fornitore del modello. Aptiva registra per ogni chiamata il modello utilizzato.

La piattaforma, il database, le registrazioni, i registri tecnici e le tracce di funzionamento sono ospitati su Microsoft Azure in Italia (regione Italia Nord), su componenti gestite da Aptiva. Alcuni fornitori, fra cui quelli dei modelli di intelligenza artificiale, possono trattare i dati fuori dall'Unione europea. La sezione 7 descrive le garanzie.

I registri tecnici e le tracce di diagnostica servono alla sicurezza, alla diagnosi dei malfunzionamenti e al conteggio dei consumi. Per la parte di cui Aptiva è titolare la base giuridica è il legittimo interesse di Aptiva a far funzionare e proteggere il servizio (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR).

Il cliente può usare un assistente di scrittura per configurare il proprio agente: il testo di quella chat è elaborato da un modello di intelligenza artificiale.

Il personale di assistenza di Aptiva può accedere all'area riservata del cliente per fornire supporto, nei limiti del contratto. Aptiva non usa i dati trattati per conto dei clienti per finalità proprie né per addestrare modelli di intelligenza artificiale. I contratti con i fornitori di servizi di intelligenza artificiale regolano l'uso dei dati per l'addestramento dei modelli; Aptiva attiva le opzioni di esclusione dove il fornitore le offre.

Conservazione e cancellazione

Aptiva conserva i dati trattati per conto del cliente per tutta la durata del contratto e non applica cancellazioni automatiche. Il termine di conservazione verso le persone chiamate lo fissa il cliente, che può chiedere in ogni momento all'assistenza la cancellazione di contatti, registrazioni e trascrizioni. Alla cessazione del contratto Aptiva cancella entro 30 giorni le registrazioni, le trascrizioni, i riassunti, le informazioni estratte, i contatti e i file della chat dell'assistente di scrittura. Restano i dati non personali delle chiamate (data, durata, esito, agente, crediti consumati), gli account degli utenti del cliente e i dati del rapporto contrattuale, secondo la sezione 4. La configurazione degli agenti, contenuto del cliente, resta conservata per riferimento tecnico ed è cancellata su richiesta del cliente. La cancellazione di registrazioni e documenti diventa definitiva dopo 7 giorni di cancellazione reversibile. Copie di sicurezza, registri tecnici e tracce di diagnostica si cancellano con i propri cicli (sezione 9).

Diritti delle persone chiamate

Chi è stato chiamato da un agente di un cliente esercita i propri diritti verso il cliente titolare. Se scrive ad Aptiva, Aptiva inoltra la richiesta al cliente e lo assiste nel darle seguito.

6. Fornitori e destinatari

I dati sono trattati dal personale di Aptiva autorizzato e dai fornitori elencati sotto, che agiscono come responsabili del trattamento (sub-responsabili quando Aptiva è responsabile) salvo dove indicato. Le entità contraenti e gli accordi sul trattamento dei dati con ciascun fornitore sono disponibili su richiesta al recapito della sezione 1.

Fornitori di servizi di intelligenza artificiale: Aptiva usa modelli di intelligenza artificiale per condurre la conversazione vocale, trascrivere le chiamate, analizzare le registrazioni e assistere il cliente nella configurazione del proprio agente. I modelli possono essere di fornitori selezionati oppure eseguiti da Aptiva sulla propria infrastruttura, e cambiare nel tempo. Alcuni fornitori possono trattare i dati fuori dall'Unione europea, con le garanzie della sezione 7. Aptiva esclude, dove il fornitore lo consente, l'uso dei dati per migliorare i modelli. L'elenco nominativo di questi fornitori è disponibile ai clienti su richiesta.
Microsoft (Azure): hosting dell'intera piattaforma, del database, delle registrazioni e dei documenti, regione Italia Nord.
Google: Google Workspace per le email della piattaforma e di Aptiva; accesso con Google e calendario Google quando l'utente li usa.
Telnyx e Active Network: operatori telefonici per i numeri e il transito delle chiamate. Active Network riceve l'anagrafica di fatturazione del cliente per l'attivazione dei numeri. I numeri telefonici di Aptiva sono serviti anche da Ehiweb (Ehinet S.r.l.). Per i dati di traffico necessari a instradare e fatturare le chiamate gli operatori telefonici agiscono come titolari autonomi, secondo la normativa sulle comunicazioni elettroniche.
Stripe: pagamenti e abbonamenti. Tratta i dati di pagamento come titolare autonomo per i propri obblighi antifrode e di legge.
PostHog (istanza Unione europea): statistiche d'uso e registrazione delle sessioni di navigazione del sito e dell'applicazione, con il consenso descritto nella sezione 8.
HighLevel: CRM commerciale di Aptiva per le richieste di contatto e i clienti.
Meta Platforms Ireland Limited: con il consenso «Marketing», pixel di Meta e invio dal server degli eventi di conversione, dalla richiesta di contatto all'acquisto. Per la raccolta tramite il pixel Aptiva e Meta sono contitolari del trattamento (art. 26 GDPR), secondo l'accordo di contitolarità incluso nei termini di Meta per gli strumenti aziendali; Meta tratta poi i dati come titolare autonomo secondo la propria informativa. Per i servizi WhatsApp vale la sezione 3-bis.

I sistemi che il cliente collega alla piattaforma (calendari, CRM, gestionali, moduli web) sono fornitori scelti dal cliente, che risponde del loro uso.

Alcuni clienti acquistano il servizio tramite un partner di Aptiva, che lo offre con il proprio marchio. Il partner gestisce sulla piattaforma gli account dei propri clienti: ne vede e modifica i dati, ne vede le chiamate e ne scarica le registrazioni, e può accedere alla loro area riservata. Il pagamento può essere incassato da Aptiva, ripartito da Stripe fra Aptiva e il partner, oppure incassato dal partner sul proprio account Stripe; in quest'ultimo caso il partner riceve anche nome ed email dell'account e i dati dell'acquisto e del pagamento.

Senza necessità di consenso, Aptiva può comunicare i dati ad autorità giudiziarie e di vigilanza, a consulenti e assicuratori e agli altri soggetti verso cui la comunicazione è obbligatoria per legge; questi soggetti trattano i dati come titolari autonomi. L'elenco dei fornitori è aggiornato a ogni variazione e può essere richiesto al recapito della sezione 1.

7. Trasferimenti verso Paesi terzi

Alcuni fornitori trattano i dati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo, in particolare negli Stati Uniti. In questi casi il trasferimento si fonda sulla decisione di adeguatezza della Commissione europea relativa all'EU-U.S. Data Privacy Framework, per i fornitori certificati, e altrimenti sulle clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione (artt. 45 e 46 GDPR). Non è richiesto alcun consenso per questi trasferimenti. Copia delle garanzie può essere richiesta al recapito della sezione 1.

Questa sezione vale come informativa sui cookie per il sito www.aptiva.cloud e per l'applicazione app.aptiva.cloud. Descrive tutti i cookie e gli altri archivi scritti sul Suo dispositivo (localStorage e sessionStorage del browser) e come scegliere.

Come scegliere

Alla prima visita compare un banner con un testo breve, che resta aperto finché Lei non sceglie. Non è un cookie wall: il rifiuto è sempre disponibile e non costa nulla. Per rifiutare i cookie facoltativi chiuda il banner con la X; «Accetta tutto» accetta entrambe le voci facoltative. «Personalizza» apre i due interruttori, spenti all'inizio, e «Salva le scelte» registra la Sua risposta. Finché non sceglie, nessun cookie facoltativo viene scritto e il sito misura visite e uso senza identificarla, come descritto sotto. Se cambia la scelta in un'altra scheda del browser, sito e applicazione la rileggono quando torna su di esse.

Può cambiare o revocare la scelta in ogni momento da «Preferenze cookie». Sul sito sta nel piè di pagina. Nell'applicazione sta nel menu utente accanto a «Esci», nel menu della console degli amministratori e nel piè di pagina delle pagine di accesso e registrazione. Il comando riapre i due interruttori sulla scelta in vigore. La revoca cancella i cookie della voce revocata e ferma il relativo trattamento; non tocca la liceità di quanto svolto prima.

Le due voci facoltative

Le due voci si fondano sul Suo consenso (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR e art. 122 del Codice privacy), libero e revocabile.

Statistiche e registrazione delle sessioni. Con PostHog misuriamo come usa sito e app e registriamo le sessioni di navigazione, con i dati personali mascherati, per correggere errori, migliorare il servizio e assisterla se segnala un problema. La registrazione riproduce ciò che avviene nella pagina (movimenti, clic, scorrimento). Sul sito i campi dei moduli sono sostituiti da asterischi. Nell'applicazione sono mascherati i dati personali dei contatti dei clienti (nomi, telefoni, email, indirizzi, azienda), le trascrizioni, i riassunti, le richieste di richiamata e i valori dei campi liberi; restano leggibili le etichette dei campi, gli identificativi, esiti, durate, date e stati, il nome dell'agente, il nome dei file importati e, nella console degli amministratori, il nome dell'azienda cliente. La registrazione non comprende l'audio né il contenuto delle richieste di rete. Le registrazioni sono conservate 30 giorni. PostHog scrive un identificativo persistente del browser. Nell'applicazione l'identificativo è associato all'account e all'azienda dell'utente.

Se Lei non acconsente o non ha ancora scelto, PostHog misura comunque, senza identificarla, le visite e l'uso del sito e dell'applicazione (pagine viste e clic): nessun identificativo è scritto sul dispositivo, nessuna sessione è registrata e l'indirizzo IP è anonimizzato. L'indirizzo IP e il tipo di browser arrivano a PostHog con ogni evento, che ne ricava un identificativo pseudonimo valido per un solo giorno: è un dato personale in forma pseudonima, non un dato anonimo. Le visite sono collegate fra loro solo all'interno della stessa giornata: non sono collegate fra giorni diversi né alla registrazione nell'applicazione. Base giuridica: il legittimo interesse di Aptiva a misurare l'uso del proprio sito e della propria applicazione (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR).

Marketing. Con il pixel di Meta e un nostro cookie misuriamo i nostri annunci e colleghiamo la Sua richiesta di contatto alla registrazione. Con questa voce avvengono tre cose.

Il pixel di Meta registra la visita e l'invio del modulo.
Un cookie di Aptiva conserva le etichette della campagna (parametri UTM, pagina e istante di arrivo), l'identificativo del clic sull'annuncio e un identificativo casuale che lega il modulo del sito alla registrazione nell'applicazione.
Aptiva invia a Meta dal proprio server gli eventi di conversione, dalla richiesta di contatto all'acquisto, con email e telefono in forma di hash (pseudonimizzata).

Senza questa voce il pixel non si carica, nessuna etichetta di campagna viene conservata e nulla è inviato a Meta.

Elenco dei cookie e degli archivi

Cookie tecnici del sito, scritti senza consenso perché necessari alla Sua scelta:

aptiva_consent: la Sua scelta sulle due voci, con la data; dominio .aptiva.cloud (vale per sito e applicazione), 180 giorni. Passati 180 giorni il banner ricompare. È anche la prova della Sua scelta.
aptiva_posthog_consent (localStorage): indica a PostHog se operare con o senza cookie; non contiene identificativi.

Con la voce «Statistiche e registrazione delle sessioni»:

ph_…_posthog (cookie e localStorage): identificativo persistente del browser e proprietà della sessione, scritti da PostHog; dominio .aptiva.cloud, 365 giorni.
ph_…_window_id, ph_…_primary_window_exists (sessionStorage): identificativi della finestra per la registrazione; durata della sessione.

Con la voce «Marketing»:

aptiva_attribution: etichette della campagna, identificativo del clic e identificativo casuale descritti sopra; dominio .aptiva.cloud, 90 giorni e comunque non oltre la durata residua del consenso.
_fbp, _fbc: identificativo del browser e del clic scritti dal pixel di Meta; dominio .aptiva.cloud, 90 giorni secondo la documentazione di Meta.

Nell'applicazione app.aptiva.cloud sono scritti anche questi archivi tecnici, senza consenso perché necessari al funzionamento.

I cookie di sessione refreshToken e chainlitToken: circa 13 ore, accessibili solo dal server.
Il token di accesso e le preferenze dell'interfaccia (tema, lingua, volume, stato della barra laterale, avvisi già letti), in localStorage e sessionStorage.
Il cookie sidebar:state, 7 giorni.
L'indicatore aptiva_posthog_consent in localStorage, come sul sito: dice a PostHog se operare con o senza cookie e non contiene identificativi.
Nelle pagine di pagamento, i cookie antifrode di Stripe, descritti nell'informativa di Stripe.

Il sito non carica font né altri contenuti da server di terzi: i caratteri sono inclusi nel sito e il controllo anti-spam del modulo è gestito da Aptiva.

9. Conservazione

Richieste di contatto dal sito e chiamate di Aptiva ai propri contatti: 24 mesi dall'ultimo contatto (sezione 3-ter).
Dati dell'account e del rapporto contrattuale: durata del contratto e poi dieci anni (sezione 4).
Dati trattati per conto dei clienti: durata del contratto; cancellazione entro 30 giorni dalla cessazione, o prima su richiesta del cliente (sezione 5).
Prova del consenso del modulo: fino a 24 mesi dopo la cancellazione dei dati della richiesta (sezione 3-ter).
Email ricevute dal sito e di esito delle chiamate nelle caselle di Aptiva: 24 mesi dall'ultimo contatto, come i dati a cui si riferiscono.
File della chat dell'assistente di scrittura: durata del contratto (sezione 5).
Registrazioni delle sessioni di navigazione: 30 giorni (sezione 8).
Eventi statistici di PostHog diversi dalle registrazioni: fino a 24 mesi.
Copie di sicurezza del database: 90 giorni. Registri tecnici: 180 giorni. Tracce di diagnostica delle chiamate, comprese le copie grezze: fino a 24 mesi. Questi cicli si applicano anche ai dati cancellati su richiesta o alla cessazione. La cancellazione di registrazioni e documenti diventa definitiva dopo 7 giorni di cancellazione reversibile.

Resta ferma la conservazione più lunga imposta dalla legge o necessaria per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

10. Diritti dell'interessato

Lei ha il diritto di:

accedere ai propri dati e riceverne copia;
rettificarli o cancellarli;
limitare il trattamento o opporsi ad esso, in particolare ai trattamenti fondati sul legittimo interesse;
ricevere i dati che ha fornito in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli a un altro titolare (portabilità), nei casi previsti dall'art. 20 GDPR;
revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto fino a quel momento;
proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Per esercitare i diritti scriva a amministrazione@aptiva.cloud. Rispondiamo entro un mese dal ricevimento, prorogabile di due mesi nei casi previsti dall'art. 12 GDPR. Per i dati trattati per conto di un cliente vale la sezione 5.

11. Decisioni automatizzate

L'agente vocale conduce la conversazione con un modello di intelligenza artificiale: ascolta, risponde, propone appuntamenti in base alla disponibilità del calendario e raccoglie le informazioni richieste dal cliente. Al termine un modello produce il riassunto e l'esito della chiamata e può programmare un nuovo tentativo di chiamata. Tutto questo è a disposizione del cliente nella propria area riservata. Queste attività non producono da sole effetti giuridici sulle persone: ogni decisione su appuntamenti, offerte o seguiti spetta al cliente o ad Aptiva. Senza il consenso «Marketing» Aptiva non usa i dati del sito o delle chiamate per fini pubblicitari.

12. Aggiornamenti

Questa informativa viene aggiornata quando cambiano i trattamenti, i fornitori o la normativa. La data in testa indica l'ultima versione. Un cambiamento che introduce una nuova finalità dei cookie fa ricomparire il banner per una nuova scelta. Dei cambiamenti importanti diamo notizia sul sito o per email.

Informazioni sul trattamento dei dati personali