Consenso alle chiamate promozionali di un agente vocale AI: come raccoglierlo

Sì, puoi far chiamare i tuoi contatti da un agente vocale AI, anche per proporre un prodotto, un servizio o un appuntamento. Ti serve soprattutto una cosa: il loro consenso, raccolto prima con una casella nel modulo.

Qui trovi i testi pronti da copiare e il punto in cui metterli negli strumenti più usati. Per un modulo bastano pochi minuti. Più sotto ci sono i casi in cui il consenso serve, il Registro delle opposizioni e le fonti.

La strada breve#

1. Copia il testo che fa al caso tuo fra quelli pronti qui sotto.
2. Mettilo nel modulo come casella a sé, non spuntata, accanto al link alla tua informativa privacy.
3. Salva con ogni contatto la data, il testo della casella e il modulo da cui arriva.
4. Invia ad Aptiva i contatti che hanno detto sì. Se la casella è facoltativa, il filtro lo metti nell'automazione, nel CRM o nel file che carichi.

Chi fa che cosa è presto detto. Aptiva chiama i contatti che le indichi e presume che tu abbia il consenso di ciascuno. Raccoglierlo e conservarne la prova spetta a te: sei il titolare del trattamento, e Aptiva tratta i dati per tuo conto. Le condizioni generali di Aptiva ti chiedono di garantire il consenso di ogni persona chiamata.

Testi pronti da copiare#

Sostituisci le parti tra parentesi quadre e lascia il resto com'è. Ogni testo nomina la tua azienda, il telefono, l'assistente AI e lo scopo della chiamata, e ricorda come ritirare il consenso.

Presa visione dell'informativa. È una frase a parte, non una casella di consenso.

Ho letto l'[informativa privacy] di [Nome dell'azienda].

Consenso alla richiamata. Per chi chiede di essere richiamato su una richiesta precisa.

Acconsento a essere richiamato, anche più volte, da [Nome dell'azienda] al numero di telefono indicato, da un assistente vocale basato su intelligenza artificiale, per ricevere le informazioni che ho richiesto. Il consenso vale per questa richiesta. Posso ritirarlo in ogni momento scrivendo a [recapito].

Consenso alla richiamata, senza casella. Per un modulo che serve unicamente a farsi richiamare. Il testo sta subito prima del pulsante di invio.

Inviando questo modulo acconsento a essere richiamato, anche più volte, da [Nome dell'azienda] al numero di telefono indicato, da un assistente vocale basato su intelligenza artificiale, per ricevere le informazioni che ho richiesto. Il consenso vale per questa richiesta. Posso ritirarlo in ogni momento scrivendo a [recapito].

Consenso alle chiamate promozionali. Per le chiamate successive e per ogni campagna.

Acconsento a ricevere da [Nome dell'azienda] chiamate promozionali al numero di telefono indicato, effettuate da un assistente vocale basato su intelligenza artificiale, su [prodotti o servizi]. Posso ritirare il consenso in ogni momento scrivendo a [recapito].

Consenso alle chiamate promozionali, con agente AI e con operatore. Se a chiamare può essere anche una persona. Vale lo stesso per la richiamata: nomina entrambe le modalità.

Acconsento a ricevere da [Nome dell'azienda] chiamate promozionali al numero di telefono indicato, effettuate da un operatore oppure da un assistente vocale basato su intelligenza artificiale, su [prodotti o servizi]. Posso ritirare il consenso in ogni momento scrivendo a [recapito].

Sulla carta usa gli stessi testi, con data e firma accanto alla casella.

Che cosa fa funzionare la casella#

Il GDPR chiede un consenso «libero, specifico, informato e inequivocabile». In un modulo si traduce in quattro scelte.

• Una casella a sé. La presa visione dell'informativa resta una frase a parte. Il consenso alle chiamate ha la sua casella, con il link all'informativa accanto.
• Vuota all'inizio. La spunta la persona. Se lo strumento offre l'opzione di mostrarla già selezionata, lasciala spenta.
• Facoltativa dove il modulo serve ad altro. Chi compra, si registra o chiede un preventivo scritto può dire no alle chiamate promozionali. Nel modulo che serve solo a farsi richiamare la casella può essere necessaria per inviarlo; indica comunque un altro modo per contattarti, per esempio un'email.
• Una per ogni scopo. La richiamata e le chiamate promozionali hanno testi distinti. Un solo testo può coprire agente AI e operatore umano, se li nomina entrambi: il Garante lo ammette. Per le offerte dei tuoi partner serve un consenso separato.

Dove mettere la casella#

In ogni strumento il risultato è lo stesso: una casella a sé, vuota, con il testo completo, la cui risposta resta salvata insieme al contatto. Fa eccezione il modulo di sola richiamata senza casella, dove il testo sta subito prima del pulsante di invio.

Nel modulo del tuo sito#

Aggiungi la casella accanto alla frase sull'informativa. Salva con ogni invio la data e l'ora, il testo della casella e l'indirizzo della pagina. Se il sito invia i contatti ad Aptiva tramite le API per lead e chiamate, invia quelli con la casella spuntata.

Nei moduli per i lead di Meta#

I moduli interattivi delle inserzioni per acquisizione contatti hanno una sezione dedicata. La guida ufficiale di Meta indica questi passi.

1. Crea il modulo interattivo e completa le sezioni «Tipo di modulo», «In breve» e «Domande».
2. Nella sezione «Informativa sulla privacy» inserisci il link alla tua informativa.
3. In «Avvisi personalizzati» clicca su «+ Aggiungi disclaimer personalizzato».
4. Compila «Titolo» e «Testo».
5. Clicca su «+ Aggiungi nuovo consenso» e scrivi il testo della casella. Se l'inserzione non promette proprio la richiamata, seleziona «Facoltativo».

Un modulo già pubblicato in un'inserzione si aggiorna duplicandolo: aggiungi il consenso alla copia. Prima di pubblicare guarda l'anteprima e controlla due cose: che la casella parta vuota e che la risposta arrivi, insieme al contatto, nel sistema da cui scarichi i lead.

In Typeform#

L'integrazione di Aptiva con Typeform crea il contatto a ogni modulo inviato e, se l'hai attivato, avvia subito la chiamata. Funziona bene con un modulo di sola richiamata: metti il testo «senza casella» subito prima del pulsante di invio, e chi invia ha chiesto la chiamata.

Se preferisci una domanda sì o no sul consenso, tieni spento l'avvio automatico e avvia tu le chiamate verso chi ha risposto sì. Secondo la documentazione di Typeform, una domanda obbligatoria chiede una risposta, non un sì, e l'integrazione non ne tiene conto per avviare la chiamata. La risposta la trovi in Typeform. Nel pannello di Aptiva può comparire fra le informazioni aggiuntive del contatto, ma non sempre.

In GoHighLevel#

La guida ufficiale di HighLevel indica l'elemento «Custom Checkbox» del Form Builder: lo aggiungi al modulo e scrivi il tuo testo. La scelta viene salvata in un campo personalizzato del contatto, che puoi usare per far partire le chiamate verso chi ha detto sì. Controlla che nel modulo pubblicato la casella parta vuota.

Quando il consenso serve e quando no#

Conta lo scopo della chiamata e chi la fa partire.

La regola è l'articolo 130 del Codice privacy. Consente le chiamate promozionali fatte con «sistemi automatizzati di chiamata o di comunicazione di chiamata senza l'intervento di un operatore» solo «con il consenso del contraente o utente». Il Garante riferisce questa formula alle telefonate preregistrate. Un agente AI conversa, ma dall'altra parte non c'è una persona: per prudenza Aptiva considera i propri agenti dentro questa categoria.

Chiamate in entrata#

Se è la persona a chiamare, il consenso dell'art. 130 non serve. La piattaforma prevede che l'agente dichiari all'inizio di essere un assistente AI. La tua informativa privacy dice che le chiamate sono registrate e trascritte: la clausola tipo di Aptiva è pronta da adattare.

Chiamate di servizio#

La conferma di un appuntamento, l'avviso che un ordine è pronto, il promemoria di una scadenza non sono chiamate promozionali. La loro base giuridica è di solito il contratto o la richiesta della persona, da indicare nella tua informativa.

Le offerte tienile in uno script a parte: una chiamata di servizio che propone qualcosa diventa promozionale.

Richiamata chiesta dalla persona, e nuovi tentativi#

Una persona compila un modulo e chiede di essere richiamata. Per il gestore del Registro delle opposizioni una chiamata fatta su richiesta non richiede di consultare il Registro; la richiesta vale per quell'occasione («una tantum») e non è un consenso al telemarketing. Per la chiamata di un agente AI, Aptiva tratta la richiesta come un consenso: per questo il modulo di richiamata ha il suo testo pronto.

Se la persona non risponde, l'agente riprova: è uno dei punti di forza del prodotto. Con «Tutti i richiami», nelle impostazioni dell'agente, riprova chi non risponde, fino a 5 chiamate per contatto; in più richiama quando la conversazione lo richiede, per esempio se la persona chiede di essere richiamata più tardi. Di' nel modulo o nell'informativa che la persona potrà essere richiamata più volte: il testo pronto lo fa con «anche più volte».

Offerte successive, clienti e aziende#

Per proporre qualcosa dopo la prima risposta, ai clienti già acquisiti o ad altre aziende, usa la casella delle chiamate promozionali. Chi chiama si fa riconoscere: la legge 5/2018 chiede a chi svolge attività di call center di presentare il numero chiamante, anche per le chiamate «con o senza operatore».

Il Registro pubblico delle opposizioni#

Il Registro conta anche per le chiamate di un agente AI. L'iscrizione di un numero annulla i consensi al telemarketing dati prima: la legge 5/2018 lo prevede anche per i «sistemi automatizzati di chiamata o chiamate senza l'intervento di un operatore», e il Garante lo conferma.

• Un consenso dato dopo l'iscrizione resta valido verso l'azienda che lo ha ricevuto.
• Restano validi i consensi legati a un contratto continuativo in corso, o cessato da non più di trenta giorni.
• La persona può annullare anche i consensi più recenti, rinnovando l'iscrizione.

Per le chiamate automatizzate serve sempre il consenso. La regola «chi non è iscritto si può chiamare» vale solo per le chiamate con operatore verso i numeri degli elenchi telefonici pubblici.

Chi fa telemarketing, «con o senza l'intervento di un operatore umano», consulta il Registro ogni mese e prima di ogni campagna. Il gestore precisa che l'obbligo riguarda le chiamate a persone che non sono tue clienti. In pratica:

1. Registri la tua azienda al Registro, come titolare dei contatti. La consultazione è a pagamento.
2. Invii la lista dei numeri. Torna con gli iscritti e, per ciascuno, la data di annullamento dei consensi.
3. Fai chiamare i non iscritti e, fra gli iscritti, chi ha un consenso più recente di quella data. La lista restituita vale 15 giorni.

La prova: quattro dati per contatto#

Il GDPR chiede di poter dimostrare il consenso, e il Garante vuole che sia documentato con la data. Tieni quattro dati.

• Chi: il numero di telefono e i dati che la persona ha inserito.
• Quando: data e ora dell'invio.
• Quale testo: le parole della casella in quel momento. Se le cambi, conserva la versione precedente con le date in cui era in uso.
• Da quale modulo: il nome del modulo o l'indirizzo della pagina, con l'informativa collegata.

Tienili nei tuoi sistemi: le risposte del modulo, il CRM, un'esportazione periodica. La prova ti serve finché chiami in base a quel consenso e, dopo, per il tempo necessario a dimostrare che le chiamate fatte erano lecite.

Quando una persona cambia idea#

Chi ha dato il consenso può ritirarlo con la stessa facilità, e da quel momento non lo chiami più per promozioni: lo chiede il GDPR. Può scriverti al recapito indicato nella casella, dirlo all'agente durante la chiamata, oppure iscriversi al Registro delle opposizioni.

Dopo una chiamata in cui la persona dice di non essere interessata, l'analisi di fine chiamata è istruita a non fissare un richiamo. Tu trovi la richiesta nel riassunto e nella trascrizione, e fai tre cose.

1. Togli il contatto dalle liste, dal CRM e dalle automazioni che inviano contatti ad Aptiva, e segna la data.
2. Annulla i richiami in programma: nel pannello apri «Richiami pianificati», trova il contatto e scegli «Annulla chiamata».
3. Rispondi alla persona entro un mese.

Se vuoi che i dati del contatto siano cancellati dalla piattaforma, chiedilo all'assistenza di Aptiva.

Contatti già in archivio e liste di terzi#

Per i contatti raccolti prima, guarda il testo a cui la persona aveva acconsentito.

• Nominava le chiamate promozionali automatizzate, o l'assistente AI, e ne hai la prova. Falli chiamare, dopo il controllo sul Registro delle opposizioni.
• Era generico, oppure la prova manca. Raccogli un consenso nuovo. Per i tuoi clienti restano possibili, nel frattempo, le chiamate di servizio.

Il consenso nuovo si raccoglie quando è la persona a cercarti: un modulo, una chiamata in entrata, una visita in sede. La chiamata dell'agente, un'email o un SMS non servono a chiederlo, perché l'art. 130 vuole il consenso prima anche per quelli. Il Garante ammette che lo chieda per telefono un operatore umano, verso i numeri degli elenchi pubblici non iscritti al Registro.

Per una lista comprata o ricevuta da un partner vale la stessa logica: carica i contatti per cui hai il consenso. Fatti dare, insieme alla lista, il consenso alla cessione e la sua data, e passala dal Registro prima di chiamare.

Che cosa fare lunedì mattina#

1. Elenca i moduli da cui arrivano i contatti che l'agente chiama.
2. Metti in ciascuno il testo pronto giusto, come casella a sé.
3. Controlla che ogni strumento salvi data, testo e modulo insieme al contatto.
4. Aggiorna la tua informativa privacy con la clausola tipo e valuta se ti serve una valutazione d'impatto, partendo dal modello di DPIA.
5. Decidi chi riceve le revoche e annulla i richiami in programma.
6. Per le campagne verso persone che non sono tue clienti, registra l'azienda al Registro pubblico delle opposizioni.

Il quadro di ciò che fa Aptiva e di ciò che resta a te è nella pagina AI Act e GDPR per gli agenti vocali AI.

Questa guida è un aiuto operativo, aggiornato alle fonti indicate in fondo, e non sostituisce una consulenza legale: prima di una campagna fai vedere moduli e informativa al tuo consulente.