Typeform e agente vocale AI: dal modulo alla chiamata

Con l'integrazione Typeform ogni risposta completata a un tuo modulo crea il contatto in Aptiva, o lo aggiorna se il numero esiste già. Se lo scegli, l'agente vocale AI chiama subito chi ha risposto: la prima chiamata a un lead nuovo parte appena il contatto arriva, a qualunque ora.

Il collegamento non richiede codice. Il pannello di Aptiva prepara un indirizzo e un secret, cioè una chiave che firma ogni invio; tu li incolli in un webhook di Typeform, la funzione con cui Typeform invia ogni risposta a un indirizzo esterno.

Che cosa ti serve#

Prima di cominciare servono tre cose:

1. un modulo Typeform pubblicato, con una domanda per il numero di telefono resa obbligatoria;
2. un agente in uscita, abilitato e con un numero in uscita attivo, se vuoi che il modulo faccia partire la chiamata;
3. l'accesso al pannello di Aptiva con il permesso di gestire le integrazioni.

Collegare Typeform in sei passi#

Il collegamento si fa in due posti: prima nel pannello di Aptiva, poi in Typeform.

1. Trova il Form ID#

Il Form ID è il codice del modulo, nell'indirizzo con cui lo apri o lo condividi. In https://form.typeform.com/to/aBcD1234 il Form ID è aBcD1234. Non è il titolo del modulo.

2. Prepara il collegamento nel pannello#

Nel pannello apri «Integrazioni», poi la scheda Typeform. Nel riquadro «Prepara il collegamento»:

1. scrivi il Form ID;
2. scegli se attivare «Avvia anche la chiamata». Spento, ogni risposta crea o aggiorna solo il contatto. Acceso, l'agente scelto lo chiama;
3. con la chiamata accesa, scegli l'agente fra quelli in uscita pronti, e decidi «Chiama subito» (vedi più sotto);
4. clicca «Genera collegamento».

Compare il riquadro «Collegamento pronto», con l'indirizzo del webhook e il secret, ciascuno con il suo pulsante «Copia».

Ingrandisci

Indirizzo e secret valgono solo per quel modulo e per le scelte che hai appena fatto. Se cambi agente o opzioni, genera una nuova coppia e sostituisci entrambi i valori in Typeform.

3. Aggiungi il webhook in Typeform#

In Typeform apri il modulo, vai nella sezione Connect e poi in Webhooks. Aggiungi un webhook e incolla l'indirizzo copiato dal pannello.

4. Incolla il secret e scegli le risposte completate#

Salva il webhook, poi riaprilo in modifica. Incolla il secret nel suo campo e fai inviare solo le risposte completate. Salva le modifiche.

5. Attiva il webhook e prova l'invio#

Attiva il webhook. Da «View deliveries» invia una richiesta di prova e controlla che risulti consegnata.

6. Compila il modulo con un tuo numero#

Compila il modulo come farebbe un cliente, con il tuo numero di telefono. Il contatto deve comparire fra i contatti del pannello. Se hai attivato la chiamata, il tuo telefono squilla: è una chiamata vera dell'agente.

Quali domande Aptiva riconosce#

Aptiva legge le risposte e ne ricava i dati del contatto dal titolo delle domande, senza distinguere maiuscole e minuscole. Titoli semplici evitano errori.

Se una risposta non contiene un telefono valido, Aptiva non crea il contatto e non avvia la chiamata. Il contatto è identificato dal telefono: una nuova risposta con lo stesso numero aggiorna il contatto esistente.

Come l'agente usa le altre risposte#

Le risposte che non diventano nome, telefono, email o azienda arrivano all'agente all'inizio della chiamata, fra le informazioni sul contatto, insieme alla data di compilazione. L'agente può così aprire la conversazione sapendo che cosa la persona ha chiesto.

Arrivano le risposte semplici: testo, numeri, sì o no, date, indirizzi web e scelte. File, audio, video, firme e pagamenti no. Il pannello, nella pagina Typeform, dà un testo da aggiungere allo script dell'agente, che gli dice di usare le risposte pertinenti per fare domande naturali, senza leggerle come un elenco e senza inventare ciò che manca.

Il modulo non deve chiedere password, dati di pagamento, IBAN, documenti, codici fiscali o dati sanitari: arriverebbero all'agente come contesto.

«Chiama subito» e la cadenza dei richiami#

«Chiama subito» decide che cosa succede quando risponde al modulo un contatto che Aptiva ha già chiamato. Per un contatto nuovo non cambia nulla: la chiamata parte comunque subito.

• Acceso, che è la scelta proposta: la chiamata parte appena arriva la risposta, anche se il contatto aveva già ricevuto cinque chiamate.
• Spento: con l'impostazione predefinita dei richiami, la nuova risposta prende il posto successivo della cadenza. Dopo la quinta chiamata non ne parte un'altra.

La cadenza è la sequenza di tentativi che Aptiva fa da sola verso chi non risponde: Aptiva chiama un lead che non risponde fino a cinque volte, la prima subito, poi quattro richiami. Gli orari sono nella guida su quante volte e quando Aptiva richiama un lead.

Campi nascosti per gli annunci Meta#

Se il modulo è la destinazione di un annuncio su Facebook o Instagram, Typeform può passare ad Aptiva anche il clic sull'annuncio. Aptiva lo conserva sul contatto e, con l'integrazione Meta, lo rimanda a Meta insieme agli eventi di fine chiamata. Il perché è spiegato nella guida sui lead da Meta.

Bastano i campi nascosti, che Typeform oggi chiama parametri URL. Nel modulo apri «Workflow», poi «Pull data in», e aggiungi un parametro per ciascuno di questi nomi, scritti esattamente così:

• fbclid
• fbc
• fbp
• utm_source
• utm_medium
• utm_campaign
• utm_content
• utm_term

Il più importante è fbclid, il codice che Meta aggiunge al link a ogni clic. Le etichette UTM dicono campagna e annuncio: per averle, l'inserzione deve aggiungerle al link, con il testo da incollare nel campo «Parametri URL» che trovi nella guida su Meta.

Se il modulo è incorporato in una pagina del tuo sito, e non aperto dal suo indirizzo Typeform, i parametri della pagina vanno passati al modulo. L'incorporamento di Typeform lo fa con l'attributo data-tf-transitive-search-params, che elenca i nomi da passare, per esempio fbclid,utm_source,utm_medium,utm_campaign,utm_content,utm_term.

Questi campi non arrivano all'agente e non entrano nella conversazione. Senza di loro il collegamento funziona lo stesso.

Il consenso e la domanda sì o no#

Aptiva chiama i contatti che le indichi e presume che tu abbia il consenso di ciascuno: raccoglierlo spetta a te. L'integrazione non legge la risposta a una domanda sul consenso: con «Avvia anche la chiamata» acceso, l'agente chiama anche chi ha risposto no.

Funziona bene un modulo di sola richiamata, con il testo sul contatto telefonico subito prima del pulsante di invio. Se preferisci una domanda sì o no, tieni spenta la chiamata automatica e avvia tu le chiamate verso chi ha risposto sì. I testi pronti sono nella guida sul consenso alle chiamate.

Se qualcosa non arriva#

Se il contatto non compare in Aptiva, controlla nell'ordine:

1. le consegne in Typeform, da «View deliveries»: un invio rifiutato lo dice lì;
2. il Form ID: il collegamento vale solo per il modulo indicato, e un invio di un altro modulo viene rifiutato;
3. indirizzo e secret: devono venire dalla stessa generazione. Se hai cambiato un'opzione nel pannello, ricopiali entrambi;
4. le sole risposte completate, nelle impostazioni del webhook;
5. il telefono: senza un numero valido il contatto non viene creato;
6. i webhook doppi: su un modulo deve esserci un solo webhook di Aptiva. Due webhook con scelte diverse si contendono la stessa risposta.

Una stessa risposta inviata di nuovo entro 24 ore non fa partire una seconda chiamata. Se l'indirizzo e il secret fossero finiti nelle mani sbagliate, disattiva il webhook in Typeform e scrivici dalla pagina Contatti.

Prossimi passi#

1. Scrivi lo script dell'agente con le domande di qualifica e il testo per usare le risposte del modulo.
2. Se il modulo arriva da un annuncio Meta, collega anche Meta, così le campagne sanno quali contatti valgono.
3. Per gli altri moduli guarda la mappa delle integrazioni.