Quante volte richiamare un lead che non risponde

Quante volte richiamare un lead dipende da chi hai dall'altra parte: pochi contatti per chi ha chiesto di essere contattato, molti di più, distribuiti su settimane, per un contatto a freddo. Con chi ha chiesto di essere contattato Aptiva chiama fino a cinque volte: la prima subito, poi quattro richiami distribuiti su più giorni. I numeri di confronto, con la fonte, sono più sotto.

Questa guida riguarda il primo caso: lead che hanno chiesto di essere contattati, per esempio compilando un modulo. Racconta come li richiama Aptiva: la sequenza dei cinque tentativi con gli orari esatti, perché chiama subito e richiama a breve distanza, le regole che l'AI segue quando decide un richiamo, e il modo di lasciare i tentativi al tuo CRM.

Che cosa fa l'agente oltre a richiamare è nella soluzione per richiamare e qualificare i lead in automatico. Il quadro generale, dal modulo alla misura dei risultati, è nella guida alla lead generation telefonica.

Quante chiamate servono: dipende da chi chiami#

Non c'è un numero valido per tutti: dipende da chi stai chiamando. Una chiamata sola lascia per strada chi in quel momento non può rispondere: è in riunione, sta guidando, non riconosce il numero. Se il primo tentativo è anche l'ultimo, quella richiesta si perde senza che nessuno abbia parlato con la persona. Quante chiamate aggiungere, invece, dipende dal lavoro: i numeri che si trovano in rete cambiano molto, perché parlano di lavori diversi.

Skipcall, che vende software per la prospezione telefonica, in una guida del 17 settembre 2026 dice quanti punti di contatto servono per ottenere un appuntamento nel B2B: da tre a cinque per un contatto inbound, cioè che ha chiesto lui di essere contattato, o segnalato da un evento scatenante, e da otto a dodici in 14–21 giorni per un contatto a freddo. Fra i punti di contatto conta telefonate, email e messaggi su LinkedIn. In un'altra guida, del 9 aprile 2026, indica per i prospect B2B cinque o sei tentativi telefonici distribuiti su due o tre settimane. È il blog di un'azienda che vende uno strumento, non uno studio: lo citiamo come termine di confronto.

Per chi ha chiesto di essere contattato Aptiva fa fino a cinque chiamate in tutto. Il limite di cinque riguarda la cadenza, cioè i tentativi verso chi non risponde.

Poche chiamate ravvicinate e molti contatti in settimane non si contraddicono: rispondono a situazioni diverse. Con un prospect che segui per settimane, distanziare i contatti serve a non essere invadenti. Con un lead che ha compilato un modulo dieci minuti fa, aspettare tre giorni fra un tentativo e l'altro significa richiamarlo quando ha già smesso di pensarci.

Che cinque sia il numero giusto in assoluto non lo dimostra nessun dato: è una scelta progettuale di Aptiva. Se per i tuoi lead preferisci una cadenza più lunga, o più canali, puoi governarla dal tuo CRM: lo spiega la sezione su chi governa la cadenza.

Perché Aptiva chiama subito e richiama a breve distanza#

Aptiva chiama subito e richiama a breve distanza perché l'interesse di chi ha compilato un modulo dura poco. La persona ci sta pensando adesso: più passa il tempo, più è facile che abbia la testa altrove o che abbia già trovato una risposta. Arrivare in quel momento è il punto di forza di un agente vocale AI: lo fa per ogni lead e a ogni ora, cosa che un team di persone non può garantire.

La prima chiamata parte subito, a qualunque ora. Sera, notte e fine settimana compresi. Quanto pesi la rapidità lo ha misurato uno studio pubblicato sulla Harvard Business Review nel marzo 2011, su 1,25 milioni di lead di 42 aziende statunitensi: chi provava a contattare la persona entro un'ora aveva quasi sette volte più probabilità di qualificarla, cioè di avere una conversazione utile con chi decide, rispetto a chi aspettava anche solo un'ora in più. Gli altri numeri dello studio sono nella sezione sul tempo di risposta ai lead.

I richiami sono ravvicinati, sabato e domenica compresi. Aptiva cerca chi non ha risposto finché l'interesse è vivo: fra le 9 e le 21 i primi due richiami partono dopo 5 minuti e dopo altri 25, e gli ultimi due nei giorni seguenti. Lo studio citato misura la rapidità del primo tentativo, non i richiami: la distanza fra i richiami è una scelta progettuale di Aptiva, che applica la stessa logica.

Quanto rendono sui tuoi lead la chiamata immediata e i richiami si misura con il tasso di contatto e con i tentativi per lead raggiunto: sono fra le metriche della lead generation telefonica.

Avvisa la persona che sarà richiamata più volte#

Scrivi nel modulo, o nell'informativa a cui il modulo rimanda, che la persona sarà chiamata subito e che, se non risponde, potrà essere richiamata più volte nei giorni seguenti. Chi lo sa si aspetta la chiamata e la riconosce.

Come funziona la cadenza dei richiami di Aptiva#

La cadenza dei richiami è la sequenza di tentativi con cui Aptiva richiama un lead che non ha risposto. C'è chi la chiama ricontatto automatico.

Aptiva chiama un lead che non risponde fino a cinque volte: la prima subito, poi quattro richiami. Fra le 9 e le 21 i primi due partono dopo 5 minuti e dopo altri 25; gli ultimi due partono alle 13:00 del giorno seguente e alle 18:00 del giorno dopo ancora.

Con l'impostazione predefinita la cadenza parte da sola dopo ogni chiamata in uscita rimasta senza risposta, senza che il tuo sistema debba ripianificare nulla.

I cinque tentativi, uno per uno#

1. Primo: subito, appena arriva la richiesta di chiamata, a qualunque ora.
2. Secondo: 5 minuti dopo il primo.
3. Terzo: 25 minuti dopo il secondo.
4. Quarto: alle 13:00 del giorno dopo il terzo.
5. Quinto: alle 18:00 del giorno dopo il quarto.

Oltre il quinto la cadenza non fa altre chiamate.

Di sera e di notte i minuti si contano dalle 9. Se il primo tentativo finisce fra le 21 e le 9, il secondo parte alle 9:05. Se è il secondo a finire in quella fascia, il terzo parte alle 9:25.

Due esempi, perché l'ora di arrivo cambia il calendario.

• Modulo di giorno. Arriva lunedì alle 10:00 e la prima chiamata parte subito, senza risposta. La seconda parte verso le 10:05, la terza verso le 10:30, la quarta martedì alle 13:00, la quinta mercoledì alle 18:00.
• Modulo di sera. Arriva lunedì alle 23:30 e la prima chiamata parte subito, senza risposta. La seconda parte martedì alle 9:05, la terza verso le 9:30, la quarta mercoledì alle 13:00, la quinta giovedì alle 18:00.

Appena la persona risponde, la cadenza si ferma: da lì in poi decide la conversazione.

I ritardi si contano dal momento in cui il richiamo viene programmato, cioè dalla fine della chiamata precedente. Per questo alcuni orari degli esempi sono «verso le», non al minuto.

Quali esiti fanno partire un nuovo tentativo#

Un nuovo tentativo parte dopo una chiamata in uscita che non ha raggiunto la persona. Gli esiti sono tre:

• occupato: nessuno prende la chiamata, perché la linea è occupata o il telefono squilla a vuoto;
• nessuna risposta: la linea si apre, ma dall'altra parte non parla nessuno;
• segreteria telefonica, quando l'agente la riconosce.

Una chiamata fallita per un errore tecnico è un caso a parte. Non conta fra le cinque, ma non sempre viene ripetuta: dipende dal guasto. Per esempio, se l'operatore telefonico rifiuta la chiamata prima che il telefono squilli, Aptiva compone il numero fino a tre volte in circa un minuto e poi si ferma, senza programmare richiami. Regola pratica: riavvia tu la chiamata solo se risulta fallita, non vedi una richiamata programmata e non compaiono nuove chiamate verso quel lead. In alcuni guasti Aptiva sta già riprovando da sola. I casi sono descritti uno per uno nella guida API su lead e chiamate.

Gli orari: la fascia 9–21 e le sue eccezioni#

I primi due richiami, cioè il secondo e il terzo tentativo, vengono programmati nella fascia dalle 9:00 alle 21:00, ora italiana. Se il richiamo va programmato dopo le 21:00, slitta alle 9:00 del mattino seguente più il suo ritardo; se va programmato prima delle 9:00, alle 9:00 dello stesso giorno più il ritardo.

Tre precisazioni:

• La prima chiamata a un lead nuovo parte subito, a qualunque ora. Chi ha appena inviato un modulo è nel momento di massimo interesse, e la chiamata arriva in quel momento.
• La fascia guarda l'ora in cui il richiamo viene programmato, non l'ora in cui cade. Una chiamata finita alle 20:50 può avere il tentativo successivo fino a 25 minuti dopo, cioè alle 21:15.
• La cadenza non distingue i giorni della settimana. Un lead arrivato di venerdì riceve il quarto tentativo sabato alle 13:00 e il quinto domenica alle 18:00: Aptiva riprova con chi non ha risposto senza aspettare il lunedì.

Se in certi orari o giorni preferisci non chiamare#

Orari e giorni si restringono con tre leve:

• L'ora di invio, per la prima chiamata. È il tuo sistema a decidere quando inviare la richiesta: per non chiamare di sera o di notte, trattienila fino all'ora che scegli.
• L'impostazione dei richiami, per i tentativi della cadenza. Per i giorni, scegliere quando inviare il lead non basta: il quarto e il quinto tentativo li programma Aptiva. Con «Solo i richiami decisi dall'AI» o «Nessun richiamo» i tentativi li governa il tuo CRM, nei giorni che decidi tu.
• L'annullamento, dalla pagina «Richiami pianificati». Annullare un tentativo ferma la cadenza di quel lead: lo spiega la sezione su come annullare un richiamo.

Quando è l'AI a decidere di richiamare#

Un richiamo deciso dall'AI è un richiamo fissato dall'analisi della conversazione appena conclusa. Dopo ogni chiamata in cui qualcuno ha risposto, un modello di intelligenza artificiale analizza la telefonata e ne scrive il riepilogo. Per gli agenti in uscita stabilisce anche se serve un'altra chiamata, e a che ora.

Se a decidere è la cadenza o l'analisi dipende dall'esito con cui la chiamata si chiude. Se si chiude come occupato, nessuna risposta o segreteria, l'analisi non parte e prosegue la cadenza. Se la chiamata risulta risposta, la valuta l'analisi, anche quando chi ha risposto poi resta in silenzio.

Le regole di questa sezione sono istruzioni date a un modello linguistico, che può discostarsene.

Quando l'analisi fissa un richiamo#

L'analisi è istruita a fissare un richiamo in due situazioni:

1. La persona chiede di essere richiamata, o dalla conversazione emerge che va richiamata. Risponde, ma non può parlare: «mi richiami domani», «ora non posso». Basta una richiesta generica, come queste. Se la persona chiede di essere richiamata da qualcuno dell'azienda vale un'altra regola. Nel dubbio fra le due, l'analisi preferisce il richiamo dell'agente.
2. La chiamata ha avuto risposta senza una conversazione utile. L'audio è incomprensibile, la persona resta in silenzio, la linea cade, oppure la conversazione si interrompe subito, prima della qualifica.

Quando l'analisi non fissa un richiamo#

L'analisi è istruita a non fissare alcun richiamo dopo una chiamata in cui:

• la persona esprime chiaramente disinteresse, fastidio o la volontà di non essere richiamata;
• la persona ha già preso un appuntamento;
• la persona chiede di parlare con qualcuno dell'azienda: la richiesta passa al tuo team, come spiega la sezione su chi chiede di parlare con una persona.

Questi casi prevalgono sui due precedenti, e valgono per la sola chiamata appena conclusa: l'analisi valuta una chiamata alla volta e delle precedenti non tiene memoria. Chi chiamare lo decidi tu: una nuova richiesta del tuo sistema verso quella persona segue il corso normale, come ogni altra. Con l'impostazione dei richiami scegli quali chiamate Aptiva avvia da sola, e ogni richiamo pianificato si vede e si annulla dal pannello.

Come l'analisi sceglie il giorno e l'ora#

Se la persona indica un giorno e un'ora, vale ciò che indica: «richiamatemi domani alle 11». Se va richiamata ma non dice quando, l'analisi è istruita a scegliere da sé, con tre criteri:

• la pausa pranzo, verso le 13:30, oppure la fine dell'orario d'ufficio, verso le 18:15;
• almeno un'ora dopo l'analisi della chiamata;
• non di sabato né di domenica.

In ogni caso, anche quando l'ora la indica la persona, il richiamo non parte prima di dieci minuti. Nel dettaglio della chiamata compare la data della richiamata programmata.

Se la persona chiede di parlare con qualcuno dell'azienda#

Quando l'analisi registra una richiesta di parlare con qualcuno dell'azienda, il sistema non avvia richiami automatici. Riconoscere la richiesta resta compito del modello; una volta registrata, il blocco lo applica il sistema. «Mi faccia chiamare dal vostro tecnico» non è una richiesta che un'altra telefonata dell'agente può soddisfare. La richiesta finisce nel riepilogo della chiamata, con il destinatario, l'orario preferito e il motivo quando la persona li ha detti, e arriva al tuo team con l'email di riepilogo.

Quando serve passare subito la persona a un collega, lo strumento è un altro: il trasferimento assistito, con cui l'agente presenta la chiamata e poi esce.

Che cosa cambia rispetto alla cadenza#

I richiami decisi dall'AI seguono regole diverse da quelle della cadenza:

• Quando nasce. La cadenza nasce dopo una chiamata senza risposta; il richiamo deciso dall'AI dopo una chiamata con risposta.
• Chi decide l'ora. Nella cadenza la sequenza fissa; nel richiamo deciso dall'AI l'analisi della chiamata.
• Limite di cinque chiamate. Vale per la cadenza, non per il richiamo deciso dall'AI.
• Fascia 9–21. Vale per il secondo e il terzo tentativo della cadenza. Il richiamo deciso dall'AI non ha una fascia imposta dal sistema: parte all'ora chiesta dalla persona o scelta dall'analisi.
• Sabato e domenica. La cadenza non li distingue dagli altri giorni. L'analisi è istruita a evitarli quando sceglie l'ora da sé, non quando la indica la persona.
• Conteggio delle chiamate. Ci entrano entrambi.

I richiami decisi dall'AI non hanno un tetto di tentativi: l'analisi può fissarne uno dopo ogni chiamata con risposta, anche se il lead ha già ricevuto cinque chiamate. Un «mi richiami domani» detto alla sesta chiamata vale quanto uno detto alla prima. Sono attivi con l'impostazione predefinita, e si spengono scegliendo «Nessun richiamo» nelle impostazioni dell'agente.

Il richiamo deciso dall'AI è però una chiamata come le altre, e quindi entra nel conteggio: se resta senza risposta, la cadenza prosegue dal tentativo che le spetta, e si ferma se le chiamate sono già cinque.

Qui sta la differenza con un CRM che ripianifica le chiamate da solo. Un CRM vede un esito: «risposta». Per distinguere «richiamami alle 11» da «fatemi chiamare da un tecnico» bisogna capire che cosa è stato detto, e quindi analizzare la conversazione.

Chi governa la cadenza: Aptiva o il tuo CRM#

Per ogni agente in uscita l'impostazione dei richiami dice quali chiamate Aptiva avvia da sola. Le scelte sono tre, e la prima è quella predefinita:

• Tutti i richiami. Dopo una mancata risposta Aptiva riprova con la cadenza, e fa i richiami decisi dall'AI. Una nuova richiesta dal tuo sistema segue la cadenza e il limite di cinque chiamate. Sceglila se non hai un sistema che ripianifica le chiamate: invii il lead una volta, e ai tentativi pensa Aptiva.
• Solo i richiami decisi dall'AI. Dopo una mancata risposta Aptiva non riprova, ma fa i richiami decisi dall'AI. Una nuova richiesta dal tuo sistema parte subito, senza limite di tentativi. Sceglila se la cadenza la governa già il tuo CRM, con i suoi tempi e i suoi canali, ma vuoi che chi dice «richiamami più tardi» venga richiamato senza passare da una persona.
• Nessun richiamo. Aptiva non avvia nessuna chiamata da sola. Una nuova richiesta dal tuo sistema parte subito, senza limite di tentativi. Sceglila se ogni chiamata deve nascere da una richiesta esplicita del tuo sistema. Le richieste di richiamata ti arrivano nell'email di riepilogo.

Che cosa può superare le cinque chiamate#

Il limite di cinque chiamate vale per i tentativi della cadenza e, con «Tutti i richiami», per le nuove richieste non forzate del tuo sistema. Dopo il quinto tentativo la cadenza si ferma. Con l'impostazione predefinita, una nuova richiesta di chiamata dal tuo sistema viene rifiutata, a meno che tu non la invii come chiamata forzata. Prima del quinto, una nuova richiesta verso un lead già chiamato non parte subito: prende il posto successivo della cadenza.

Un lead può quindi ricevere più di cinque chiamate in quattro modi:

• una chiamata avviata a mano dal pannello: la chiamata manuale parte sempre subito;
• una richiesta del tuo sistema inviata come chiamata forzata;
• un richiamo deciso dall'AI;
• qualunque richiesta del tuo sistema, se hai scelto «Solo i richiami decisi dall'AI» o «Nessun richiamo».

Con «Solo i richiami decisi dall'AI» e «Nessun richiamo» il limite non si applica: a proteggere il contatto dall'insistenza è il tuo sistema, e va configurato di conseguenza.

Se usi già un CRM che richiama i lead#

Se lasci l'impostazione predefinita rischi le doppie chiamate: dopo una chiamata senza risposta Aptiva programma da sola il tentativo successivo, e la richiesta del tuo CRM si aggiunge a quello. Per evitarlo scegli «Solo i richiami decisi dall'AI» oppure «Nessun richiamo» nelle impostazioni dell'agente: da quel momento ogni chiamata nasce da una richiesta del tuo sistema e parte subito.

Dove si imposta#

L'impostazione si trova nel pannello, nelle impostazioni dell'agente, alla sezione «Richiami automatici». Compare solo per gli agenti in uscita. Chi integra un CRM può leggerla e cambiarla anche via API, dove si chiama recallPolicy: i dettagli sono nella guida API su lead e chiamate.

Come vedere e annullare un richiamo programmato#

Ogni richiamo programmato si vede in due punti del pannello e si annulla da uno:

• nel dettaglio della chiamata, la riga «Richiamata programmata il» indica data e ora del prossimo tentativo;
• la pagina «Richiami pianificati» elenca le chiamate in attesa, e da lì le annulli una per una.

Annullare un tentativo ferma la cadenza di quel lead: il tentativo successivo viene programmato solo alla fine del precedente.

Cambiare l'impostazione dei richiami non annulla quelli già pianificati: un tentativo messo in coda prima del cambio parte comunque, finché non lo annulli. Una chiamata in corso al momento del cambio segue invece la scelta nuova.

Costruire in casa i richiami automatici: che cosa serve#

Ripianificare le chiamate sembra un lavoro da poche righe di codice. Per replicare ciò che questa guida descrive servono invece sei pezzi:

1. Un pianificatore che sopravvive ai riavvii, perché un richiamo fissato a domani alle 13:00 non deve sparire se il server riparte stanotte.
2. Un conteggio dei tentativi che ignora i guasti, altrimenti un errore tecnico consuma una delle cinque chiamate.
3. La classificazione degli esiti: occupato, nessuna risposta, segreteria e risposta vanno distinti, e riconoscere una segreteria richiede di ascoltare la chiamata.
4. La gestione di orari e fusi, compresa la regola per le richieste che arrivano di notte.
5. L'analisi della conversazione, per capire se la persona ha chiesto di essere richiamata, da chi e quando.
6. La convivenza con le chiamate avviate a mano e dal CRM, perché i tentativi automatici non si sommino a quelli richiesti da altri.

Presi uno per uno sono lavori piccoli. Il costo sta nel tenerli allineati ogni volta che uno cambia.

Le regole sulle chiamate: dove verificarle#

Questa guida descrive come funziona una tecnologia e non è un parere legale. Le chiamate promozionali, comprese quelle automatizzate, hanno regole proprie: prima di attivare i richiami verificale con chi segue la conformità della tua azienda. Aptiva chiama i contatti che le indichi e presume che tu abbia il consenso di ciascuno: raccoglierlo spetta a te. Come raccoglierlo, con i testi pronti per il modulo, è nella guida sul consenso alle chiamate promozionali. Tra le fonti c'è la pagina del Garante per la protezione dei dati personali sul telemarketing: è scritta per chi le chiamate le riceve, ma dice quali regole esistono.

Prossimi passi#

1. Guarda il flusso completo, dal modulo alla misura dei risultati, nella guida alla lead generation telefonica.
2. Scegli l'impostazione dei richiami per il tuo agente in uscita, nel pannello, alla sezione «Richiami automatici».
3. Se integri un CRM o un sito, leggi come creare il lead e avviare la chiamata nella guida API su lead e chiamate.