Lead generation telefonica con l'agente vocale AI

La lead generation telefonica consiste nel telefonare a chi ha lasciato i propri dati, per esempio compilando un modulo, e trasformare quella richiesta in una conversazione. Con un agente vocale AI, cioè un software di intelligenza artificiale che telefona e parla in linguaggio naturale, la chiamata parte appena il modulo arriva. Se la persona non risponde, l'agente riprova. Quando risponde, fa le domande di qualifica e a fine chiamata lascia al tuo team un riepilogo scritto.

Questa guida è per chi ha già i lead e deve smettere di perderli: chi fa performance marketing, le agenzie, i responsabili commerciali. Spiega il flusso passo per passo, la differenza con il telemarketing e che cosa misurare. Di annunci e landing page non parla: quel lavoro viene prima, e non è il nostro mestiere.

Che cos'è la lead generation telefonica#

La lead generation telefonica è la parte della lead generation che comincia quando il contatto esiste già. Una persona ha visto un annuncio o una pagina, ha compilato un modulo e aspetta una risposta. Da quel momento servono quattro cose:

1. chiamarla presto, mentre ricorda ancora che cosa ha chiesto;
2. riprovare se non risponde, senza esagerare;
3. capire se è in target, con poche domande precise;
4. passarla al commerciale con le informazioni già raccolte, o fissare direttamente un appuntamento.

Nessuna delle quattro è difficile. Farle tutte, per ogni lead e a ogni ora, è ciò che un team fatica a garantire: i moduli arrivano la sera, nel fine settimana, durante le riunioni.

Lead generation telefonica e telemarketing: la differenza#

La differenza fra lead generation telefonica e telemarketing sta in chi si chiama. Nella lead generation telefonica si chiama una persona che ha chiesto di essere contattata. Nel telemarketing su liste si chiamano persone che non hanno chiesto nulla.

• Chi si chiama. Nella lead generation telefonica, chi ha lasciato i propri dati per essere contattato. Nel telemarketing su liste, i nominativi di un elenco.
• Quando. Nella lead generation telefonica, subito dopo la richiesta. Nel telemarketing su liste, quando lo decide chi chiama.
• Che cosa si aspetta chi risponde. Nella lead generation telefonica, una risposta alla propria richiesta. Nel telemarketing su liste, niente: la chiamata è inattesa.
• Scopo della chiamata. Nella lead generation telefonica, capire il bisogno e fissare il passo successivo. Nel telemarketing su liste, proporre un'offerta.

Queste guide parlano solo della lead generation telefonica. È il caso in cui un agente vocale AI rende di più, perché la chiamata è attesa e il suo valore dipende dalla rapidità.

Le chiamate promozionali hanno regole proprie, e questa guida non è un parere legale: le norme, comprese quelle sulle chiamate automatizzate, vanno verificate con chi segue la conformità della tua azienda. Aptiva chiama i contatti che le indichi e presume che tu abbia il consenso di ciascuno: raccoglierlo spetta a te. Tra le fonti c'è la pagina del Garante per la protezione dei dati personali sul telemarketing: è scritta per chi le chiamate le riceve, ma dice quali regole esistono.

Come funziona con un agente vocale AI#

Con un agente vocale AI la lead generation telefonica diventa una sequenza di cinque passi, dal modulo al riepilogo. Li descriviamo come li esegue Aptiva.

1. Il modulo crea il lead#

Quando la persona invia il modulo, il tuo sistema passa ad Aptiva il numero di telefono e ciò che la persona ha scritto. Lo fa con le API: una richiesta crea il lead e una avvia la chiamata. Le stesse due richieste si possono far partire da uno strumento di automazione come Zapier: nel pannello, fra le integrazioni, c'è la guida passo passo.

Insieme al numero conviene passare il contesto: da quale modulo arriva il contatto, che cosa ha chiesto. L'agente lo riceve prima di chiamare, e apre la conversazione sapendo di che cosa parlare.

2. La chiamata parte subito#

La prima chiamata a un lead nuovo parte subito, a qualunque ora: Aptiva la avvia appena riceve la richiesta, sera, notte e fine settimana compresi, senza aspettare che si liberi un operatore.

Chi ha appena inviato un modulo sta ancora pensando a ciò che ha chiesto, e la chiamata lo raggiunge in quel momento. Un team di persone non può garantirlo a ogni ora; un agente vocale AI lo fa per ogni lead. Quanto pesi la rapidità lo ha misurato uno studio pubblicato sulla Harvard Business Review: i numeri sono nella sezione sul tempo di risposta.

Se in certi orari preferisci non chiamare, è il tuo sistema a decidere quando inviare la richiesta.

3. Se nessuno risponde, l'agente riprova#

Aptiva chiama un lead che non risponde fino a cinque volte: la prima subito, poi quattro richiami. Fra le 9 e le 21 i primi due partono dopo 5 minuti e dopo altri 25; gli ultimi due partono alle 13:00 del giorno seguente e alle 18:00 del giorno dopo ancora. Quando la chiamata precedente finisce fra le 21 e le 9, i minuti si contano dalle 9 del mattino. Vale con l'impostazione predefinita. Se invece la persona risponde e chiede di essere richiamata, il richiamo lo fissa l'analisi AI della chiamata.

I richiami sono ravvicinati, sabato e domenica compresi: l'agente cerca chi non ha risposto finché l'interesse è vivo. Nel modulo scrivi che la persona sarà chiamata subito e che, se non risponde, potrà essere richiamata più volte. I testi pronti da mettere nel modulo sono nella guida sul consenso alle chiamate promozionali.

Orari, regole dei richiami decisi dall'AI e il modo di lasciare i tentativi al tuo CRM sono nella guida su quante volte e quando Aptiva richiama un lead che non risponde.

4. Durante la chiamata l'agente qualifica#

Durante la conversazione l'agente fa le domande che hai definito e salva le risposte come campi strutturati sul lead: budget, zona, tempi, o ciò che serve al tuo commerciale. Poi chiude con il passo successivo che hai previsto:

• fissa un appuntamento su Google Calendar, controllando la disponibilità e inviando l'invito via email;
• passa la chiamata a una persona del tuo team, dopo averle presentato il caso a voce: è il trasferimento assistito;
• chiude la chiamata e lascia il contatto qualificato al commerciale.

Quando richiama un contatto già sentito, l'agente riceve come contesto le ultime chiamate con quella persona, e non ricomincia da zero.

Per sentire com'è una chiamata di questo tipo, fra le chiamate reali pubblicate su questo sito c'è quella di FB Capital a un investitore immobiliare. È una telefonata vera, pubblicata per intero e scelta perché riuscita: non rappresenta la media delle chiamate.

5. L'esito arriva al tuo team#

A fine chiamata Aptiva invia un'email di riepilogo con i dati del lead, i campi raccolti, il riassunto della conversazione e la trascrizione, quando c'è. Se la persona ha chiesto di essere richiamata da qualcuno dell'azienda, l'email lo segnala come azione richiesta.

Esito, durata, riepilogo e trascrizione di ogni chiamata si leggono anche dalle API. È il modo per riportarli nel tuo CRM.

Perché conta il tempo di risposta ai lead#

Il tempo di risposta conta perché l'interesse di chi compila un modulo dura poco: la persona ha un bisogno adesso, e spesso ha scritto anche ad altri. Chi si occupa di vendite lo chiama speed to lead.

Non è una scoperta recente. Gli autori di uno studio pubblicato nel marzo 2011 sulla Harvard Business Review avevano inviato una richiesta di prova dal sito a 2.241 aziende statunitensi: il 37% rispose entro un'ora, il 23% non rispose mai. In uno studio collegato, su 1,25 milioni di lead di 42 aziende USA, chi provava a contattare la persona entro un'ora aveva quasi sette volte più probabilità di qualificarla, cioè di avere una conversazione utile con chi decide, rispetto a chi aspettava anche solo un'ora in più. Sono dati americani di quindici anni fa: non dicono quanto vale un'ora per i tuoi lead, ma dicono che la finestra è stretta. È la ragione per cui con Aptiva la prima chiamata parte subito, a qualunque ora.

Più utile di una statistica altrui è il tuo numero. Misura quanto tempo passa oggi fra l'invio del modulo e la prima chiamata: se la risposta è «qualche ora», o «il giorno dopo per i moduli della sera», quello è il primo punto su cui lavorare.

Che cosa misurare#

La lead generation telefonica si giudica con cinque metriche. Nessuna richiede strumenti particolari: bastano la data del modulo e i dati di ogni chiamata.

• Tempo alla prima chiamata. Ora della prima chiamata meno ora di invio del modulo. Ti dice se stai chiamando mentre l'interesse c'è ancora.
• Tasso di contatto. Lead con cui c'è stata una conversazione, diviso lead chiamati. Ti dice quanti lead raggiungi davvero.
• Tentativi per lead raggiunto. Numero della chiamata in cui è avvenuta la prima conversazione. Ti dice quanto contano i richiami per i tuoi lead.
• Tasso di qualifica. Lead in target, diviso lead con una conversazione. Ti dice la qualità dei contatti che la campagna porta.
• Costo per lead raggiunto. Spesa in crediti, divisa per i lead con una conversazione. Ti dice quanto costa arrivare a parlare con una persona.

Un'avvertenza sul tasso di contatto: «ha risposto» e «abbiamo parlato» non sono la stessa cosa. Fra le chiamate che risultano risposte ci sono persone che riagganciano dopo due secondi e segreterie che l'agente non ha riconosciuto. Conta le conversazioni, per esempio le chiamate oltre una certa durata, non le risposte.

Con Aptiva i dati per calcolare queste metriche si leggono dalle API: per ogni chiamata l'esito, la durata, la data e la trascrizione. La guida API su lead e chiamate descrive i campi.

Che cosa serve per partire#

Per partire servono tre cose:

1. Un agente in uscita con il suo numero e le sue istruzioni: che cosa dire, quali domande fare, come chiudere. Si crea dal pannello.
2. Il collegamento fra il modulo e Aptiva, con le API: dal tuo server, o da uno strumento di automazione come Zapier. Se usi un CRM o un gestionale che non può chiamare le API, sviluppiamo integrazioni su misura.
3. L'impostazione dei richiami: lasciarli ad Aptiva o al tuo CRM. Si sceglie per ogni agente, nel pannello.

Il modo più rapido per vedere il flusso è provarlo su di te: il modulo contatti di questo sito funziona così, e dopo l'invio ti chiama il nostro agente.

Quando non è lo strumento giusto#

Un agente vocale AI non è la risposta a ogni problema di vendita. Tre casi in cui conviene fermarsi a pensare:

• Non hai lead che hanno chiesto il contatto. Queste guide non coprono le chiamate su liste di nominativi: è un'attività diversa da quella descritta qui.
• La conversazione è delicata o è una trattativa. L'agente qualifica e fissa il passo successivo; la negoziazione resta alle persone, e l'agente è fatto per passare la mano.
• I lead sono pochi e li chiami già in pochi minuti. Se il tuo team risponde subito a ogni modulo, anche la sera, il guadagno è piccolo.

Prossimi passi#

1. Leggi come funzionano i richiami, con gli orari esatti, nella guida su quante volte e quando Aptiva richiama un lead che non risponde.
2. Guarda che cosa sa fare l'agente nella soluzione per la qualificazione dei lead.
3. Se vuoi collegare il tuo sito o il tuo CRM, parti dalla guida API su lead e chiamate.
4. Guarda i costi. Aptiva usa crediti prepagati senza scadenza: 1 credito = 1 minuto di conversazione con l'agente vocale AI. I pacchetti e il prezzo dei crediti singoli sono nella pagina Prezzi.